Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: regole e scadenze

Le fatture elettroniche vanno conservate in formato elettronico con un processo a norma, che ne garantisce integrità, autenticità e leggibilità per almeno dieci anni. Salvare l'XML in una cartella o stampare il PDF non basta. Il processo va completato entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi: per le fatture del 2025, entro il 31 gennaio 2027.

Cosa significa conservazione "sostitutiva"

L'espressione viene dall'epoca in cui si digitalizzavano documenti di carta: la copia digitale, conservata a norma, sostituiva l'originale cartaceo. Con la fattura elettronica l'originale nasce già digitale, quindi oggi si parla più correttamente di conservazione digitale o conservazione a norma. Nella pratica i due termini indicano la stessa cosa.

Conservare a norma vuol dire inserire i documenti in un sistema che:

• ne fissa il contenuto con un'impronta informatica (hash), così che qualsiasi modifica sia rilevabile;
• li raggruppa in pacchetti di archiviazione, chiusi con firma e riferimento temporale opponibile ai terzi;
• li indicizza per consentirne la ricerca (almeno per data, numero, partita IVA o codice fiscale delle parti);
• li mantiene leggibili ed esibibili per tutto il periodo richiesto, anche se cambiano i formati e le tecnologie.

Le regole stanno in più fonti: l'articolo 39 del DPR 633/1972, il decreto del Ministero dell'Economia del 17 giugno 2014 per i documenti con rilevanza fiscale, gli articoli 43 e 44 del Codice dell'amministrazione digitale e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicate dal 1° gennaio 2022.

Chi deve conservare le fatture elettroniche

Tutti i soggetti con partita IVA che emettono o ricevono fatture elettroniche. Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per tutti i forfettari, che quindi devono conservare a norma le fatture emesse e ricevute, come chiunque altro. Ne parliamo nella guida alla fattura elettronica per i forfettari.

Il consumatore finale, cioè il privato senza partita IVA, non ha obblighi di conservazione: le sue fatture restano consultabili nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate.

Una precisazione importante: la fattura elettronica originale è il file XML transitato dal Sistema di Interscambio. Il PDF di cortesia è solo una copia di lettura e non ha valore fiscale. È l'XML che va conservato, insieme, idealmente, alle ricevute dello SDI che ne attestano la consegna.

Entro quando: la scadenza

Il DM 17 giugno 2014 stabilisce che il processo di conservazione dei documenti fiscali va completato entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno a cui si riferiscono.

Dato che la dichiarazione dei redditi scade il 31 ottobre dell'anno successivo, il calendario è questo:

Per i documenti IVA si fa riferimento all'anno solare di emissione o ricezione. Chi ha un esercizio non coincidente con l'anno solare considera la prima dichiarazione utile.

Nella pratica non conviene aspettare: un buon servizio di conservazione chiude i pacchetti con regolarità, per esempio ogni giorno o ogni mese, così che a fine anno non resta nulla da fare.

Per quanto tempo

Le fatture vanno conservate per dieci anni dall'ultima registrazione, come tutte le scritture contabili (articolo 2220 del Codice civile). Ai fini fiscali, se è in corso un accertamento, i documenti vanno tenuti fino alla sua definizione, anche oltre i dieci anni.

Le due strade: servizio gratuito o conservatore

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito, che si attiva dall'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi aderendo all'accordo di servizio. Una volta attivo, conserva automaticamente le fatture emesse e ricevute che passano dallo SDI, per una durata di quindici anni. L'adesione va rinnovata alla scadenza dell'accordo: chi se ne dimentica rischia di lasciare scoperto un periodo.

È una soluzione valida per chi ha esigenze semplici, ma ha dei limiti:

• conserva solo le fatture transitate dallo SDI: restano fuori i documenti cartacei, i contratti, le ricevute, i registri e tutto il resto dell'archivio;
• l'adesione non è automatica e va gestita contribuente per contribuente;
• l'esibizione dei documenti, in caso di controllo, passa dagli strumenti del portale.

Il conservatore qualificato

L'alternativa è affidarsi a un conservatore che rispetti i requisiti fissati da AgID e sia iscritto nel marketplace dei servizi di conservazione. Il contribuente resta titolare dei documenti e nomina il proprio responsabile della conservazione; il conservatore esegue il processo secondo il suo manuale di conservazione.

È la scelta più comune per imprese e studi professionali, perché permette di conservare nello stesso sistema fatture, documenti contabili, contratti e qualsiasi altro documento informatico, con ricerche e esibizione unificate.

Errori comuni

• Pensare che la consultazione sia conservazione. Poter scaricare le fatture dal portale dell'Agenzia non vuol dire averle conservate a norma. Sono due servizi diversi, con due adesioni diverse.
• Conservare solo il PDF. Il documento fiscale è l'XML.
• Dare per scontato che il software di fatturazione conservi. Molti gestionali archiviano le fatture, ma non tutti eseguono un vero processo di conservazione. Va verificato nel contratto, cercando le parole "conservazione a norma" e il riferimento al conservatore.
• Lasciare fuori le fatture ricevute. Anche le fatture passive vanno conservate, non solo quelle emesse.
• Cambiare fornitore senza recuperare i pacchetti. In caso di cambio servizio, i pacchetti già conservati vanno esportati con le relative evidenze, non scaricati come file sparsi.

Cosa si rischia

La conservazione non a norma equivale, ai fini fiscali, a non aver conservato i documenti. L'articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 punisce chi non conserva le scritture e i documenti obbligatori con una sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro. Il danno maggiore però è indiretto: in un controllo, se non puoi esibire le fatture d'acquisto in forma valida, la detrazione dell'IVA e la deducibilità dei costi possono essere contestate.

Come organizzarsi in pratica

Per un'impresa la soluzione più semplice è che la conservazione parta da sola, nello stesso strumento in cui si emettono e si ricevono le fatture: niente esportazioni, niente caricamenti a mano, niente scadenze da ricordare. Per uno studio, conviene un sistema che mostri per ogni cliente cosa è stato conservato, fino a quale data e cosa manca.

In Fatturando.online la conservazione digitale avviene tramite conservatore qualificato secondo il piano scelto, e si affianca alla gestione documentale per gli altri documenti dello studio o dell'impresa. Per capire il ciclo completo di una fattura, dalla creazione alla conservazione, può essere utile la guida su come funziona la fatturazione elettronica.