Ricevere fatture elettroniche: canali, data di ricezione e detrazione IVA

Le fatture elettroniche si ricevono attraverso il Sistema di Interscambio, che le recapita al canale scelto da voi: un codice destinatario di 7 caratteri collegato al vostro software, oppure un indirizzo PEC. In ogni caso, tutte le fatture intestate alla vostra partita IVA restano consultabili nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, anche quelle che non vi sono arrivate.

Ricevere bene le fatture non è un aspetto secondario: dalla data di ricezione dipende quando potete detrarre l'IVA, e una fattura che non vedete è un costo che non registrate. Vediamo come organizzarsi.

I canali di ricezione

Codice destinatario

È la soluzione più comoda per chi usa un software di fatturazione. Il programma vi fornisce un codice di 7 caratteri, voi lo comunicate ai fornitori, e le fatture arrivano direttamente nel gestionale, già leggibili e pronte da registrare. Niente allegati da scaricare, niente XML da aprire a mano.

PEC

Potete ricevere le fatture su una casella di posta elettronica certificata. Il fornitore indica "0000000" come codice destinatario e la vostra PEC nel campo dedicato. Funziona, ma ha due svantaggi: la fattura arriva come allegato XML, che va poi visualizzato e importato, e se la casella è piena il recapito fallisce. Meglio usare una PEC dedicata solo alle fatture.

Area riservata dell'Agenzia

Se il fornitore non indica alcun canale, o il canale indicato non funziona, lo SDI mette la fattura a disposizione nella vostra area riservata del portale Fatture e Corrispettivi e manda al fornitore una ricevuta di impossibilità di recapito. La fattura è valida e la trovate lì. Il fornitore dovrebbe avvisarvi, ma non è detto che lo faccia: conviene controllare l'area riservata con regolarità, oppure fare in modo che non serva.

Registrare l'indirizzo telematico: il passo da fare subito

Il servizio più utile per chi riceve fatture è la registrazione dell'indirizzo telematico, disponibile nel portale Fatture e Corrispettivi. Indicate una volta il codice destinatario o la PEC che volete usare, e lo SDI consegnerà lì tutte le fatture destinate alla vostra partita IVA, indipendentemente da cosa scrive il fornitore.

In pratica:

• il fornitore che usa un vostro codice vecchio? La fattura arriva comunque al canale registrato;
• quello che lascia "0000000" per abitudine? Arriva comunque;
• quello che sbaglia una cifra del codice ma ne scrive uno esistente? Arriva comunque a voi.

La registrazione si fa con SPID, CIE o CNS, oppure la può fare il commercialista se ha la delega. Ricordatevi di aggiornarla ogni volta che cambiate software. I dettagli sul codice e sui casi particolari sono nella guida al codice destinatario.

La data di ricezione e perché conta

Per chi acquista, la data rilevante non è quella scritta in fattura, ma quella in cui la fattura si considera ricevuta. Le regole sono queste:

Il secondo caso è importante: se il fornitore non vi avvisa e voi non aprite l'area riservata, la fattura per voi non è ancora "ricevuta", e non potete detrarre l'IVA.

Quando si detrae l'IVA

Il diritto alla detrazione nasce quando l'operazione è effettuata e si ha la fattura. In pratica, l'IVA sugli acquisti si può detrarre nella liquidazione del periodo in cui la fattura è ricevuta e registrata. C'è una regola utile: le fatture ricevute e annotate entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione possono essere detratte nella liquidazione del mese dell'operazione. Fanno eccezione le fatture relative a operazioni dell'anno precedente, che seguono regole proprie.

Esempio. Acquistate un servizio il 28 settembre. La fattura, datata 28 settembre, vi viene consegnata dallo SDI il 9 ottobre e la registrate il 10 ottobre. Se liquidate l'IVA mensilmente, potete detrarre l'IVA già nella liquidazione di settembre, versata entro il 16 ottobre.

Per chi è in regime trimestrale le regole di fondo sono le stesse, applicate al trimestre: la guida alla liquidazione IVA trimestrale spiega calcoli e scadenze.

Cosa fare quando arriva una fattura

Una routine semplice evita la maggior parte dei problemi:

1. Verificate che sia vostra. Partita IVA, denominazione, indirizzo.
2. Controllate il contenuto. Importi, aliquote, quantità rispetto all'ordine o al contratto.
3. Verificate il trattamento IVA. Se è in reverse charge (codice natura N6), dovete integrarla con un documento elettronico che si invia allo SDI (TD16 per il reverse charge interno). Le fatture dall'estero richiedono a loro volta un documento integrativo (TD17, TD18 o TD19 a seconda dei casi).
4. Registratela. Nel registro degli acquisti, con la data di ricezione.
5. Programmate il pagamento. Scadenza e modalità, se indicate.
6. Assicuratevi che venga conservata. Vedi sotto.

Fatture sbagliate: si possono rifiutare?

Tra privati, no. Lo SDI non prevede un meccanismo di rifiuto per le fatture B2B: una volta consegnata, la fattura esiste. Se è sbagliata, dovete chiedere al fornitore di emettere una nota di credito (TD04) per stornarla, e poi eventualmente una nuova fattura corretta. Solo le Pubbliche Amministrazioni possono accettare o rifiutare una fattura tramite lo SDI.

Se il fornitore non emette la fattura

Se avete pagato o ricevuto un bene o servizio e il fornitore non emette la fattura, o la emette irregolare, la legge vi chiede di segnalarlo all'Agenzia per non incorrere voi stessi in sanzioni. Dal 1° aprile 2025 la segnalazione si fa tramite SDI con il tipo documento TD29, entro 90 giorni dal termine in cui la fattura doveva essere emessa. È bene parlarne con il commercialista prima di procedere.

Conservare le fatture ricevute

Le fatture passive vanno conservate a norma esattamente come quelle emesse. Avere l'XML in una cartella o nella PEC non basta. Le strade sono due:

• il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, a cui si aderisce dall'area riservata, che conserva le fatture emesse e ricevute transitate dallo SDI;
• un conservatore qualificato, spesso incluso nel software che usate.

Approfondimento nella guida alla conservazione sostitutiva delle fatture.

Organizzare la ricezione quando i fornitori sono tanti

Per un'impresa con decine di fornitori, il problema non è ricevere, ma smistare. Un software che riceve le fatture sul suo codice destinatario e le collega automaticamente all'anagrafica del fornitore fa risparmiare molto tempo: le fatture arrivano già in elenco, con importo, scadenza e trattamento IVA visibili, pronte per essere registrate e pagate. Unite a documenti e ricevute in un archivio unico, diventano anche facili da ritrovare in caso di controllo: è lo scopo della gestione documentale.

Un caso tipico: un bar riceve ogni mese circa 60 fatture da fornitori di bevande, alimentari, utenze e manutenzioni. Con la PEC, sono 60 allegati da aprire, rinominare e inoltrare allo studio. Con un codice destinatario registrato e un software che riceve, sono un elenco già pronto che il commercialista vede direttamente.

Fatturando.online raccoglie fatture ricevute, registri IVA e conservazione a norma secondo il piano nello stesso ambiente in cui emettete i vostri documenti, con accesso per il commercialista. La ricezione dallo SDI tramite intermediario accreditato è in fase di attivazione.