Fatturazione elettronica: come funziona davvero, passo per passo

La fatturazione elettronica è il sistema per cui una fattura, in Italia, esiste fiscalmente solo se è un file XML nel formato FatturaPA passato attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Il PDF che mandate per email al cliente è una semplice copia di cortesia: la fattura vera è il file che lo SDI ha accettato.

Detto così sembra una formalità tecnica, ma cambia parecchie cose nel lavoro quotidiano: i tempi di emissione, il modo in cui si correggono gli errori, il momento in cui il cliente può detrarre l'IVA. Vediamo tutto con ordine.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia verso altre partite IVA (B2B) sia verso i privati consumatori (B2C). Verso la Pubblica Amministrazione l'obbligo esisteva già da prima.

Le esenzioni iniziali si sono ridotte nel tempo. I forfettari e i contribuenti in regime di vantaggio con ricavi più alti sono entrati nell'obbligo dal 1° luglio 2022, e dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale per tutti i forfettari, a prescindere dal fatturato. Se lavorate in regime forfettario trovate i dettagli nella guida sulla fattura elettronica per il forfettario.

Restano alcune situazioni particolari. La più nota riguarda le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, i cui dati vanno al Sistema Tessera Sanitaria: per queste è vietato emettere la fattura elettronica tramite SDI. Il divieto, rinnovato per anni con proroghe annuali, è diventato stabile con il decreto legislativo 81/2025: per quelle prestazioni si continua con la fattura cartacea o in PDF, mentre per tutto il resto (per esempio una consulenza a una clinica) vale la regola generale.

Per le operazioni con l'estero, dal 2022 i dati delle fatture emesse e ricevute vanno comunque trasmessi allo SDI con appositi tipi documento: l'argomento è trattato nella guida sulla fattura elettronica verso l'estero.

Il percorso di una fattura elettronica

Il flusso è sempre lo stesso, che usiate il portale gratuito dell'Agenzia o un software gestionale.

1. Compilazione. Inserite i dati: vostri, del cliente, descrizione, importi, aliquote, eventuali ritenute o bollo. Il programma li traduce in un file XML strutturato secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia.
2. Firma (facoltativa per i privati). Verso aziende e consumatori la firma digitale non è obbligatoria; verso la PA invece sì.
3. Invio allo SDI. Il file parte verso il Sistema di Interscambio, direttamente o tramite un intermediario.
4. Controlli. Lo SDI verifica che il file sia formalmente corretto: struttura, partita IVA e codice fiscale esistenti, coerenza dei calcoli, codici ammessi.
5. Recapito. Se i controlli vanno a buon fine, lo SDI consegna la fattura al canale indicato dal cliente (codice destinatario o PEC) e vi invia una ricevuta.

Il punto chiave è il quarto. Se il file non supera i controlli, lo SDI lo scarta e la fattura si considera non emessa. Non basta averla "spedita": serve che sia stata accettata.

Le ricevute che vi torneranno indietro

L'impossibilità di recapito spaventa molti, ma la fattura è valida: lo SDI la mette a disposizione del cliente nell'area "Fatture e Corrispettivi" del sito dell'Agenzia. Succede tipicamente quando si fattura a un privato con il codice "0000000". Ne parliamo nella guida al codice destinatario.

I tempi: data della fattura e 12 giorni per l'invio

Qui c'è l'errore più diffuso. La data della fattura immediata deve essere quella in cui l'operazione si considera effettuata (consegna del bene, pagamento del servizio). La trasmissione allo SDI, però, può avvenire entro 12 giorni da quella data, come prevede l'articolo 21 del DPR 633/1972.

Esempio: consegnate merce a un cliente il 3 ottobre. La fattura riporta data 3 ottobre, ma potete inviarla allo SDI fino al 15 ottobre. L'IVA va comunque nella liquidazione del mese (o trimestre) di ottobre.

Per la fattura differita, che riepiloga più consegne documentate da DDT nello stesso mese, il termine è il 15 del mese successivo. Se la scadenza cade di sabato, domenica o in un giorno festivo, slitta al primo giorno lavorativo successivo.

Cosa succede in caso di scarto

Se la fattura viene scartata, avete 5 giorni lavorativi dalla notifica per reinviarla corretta. In questo caso, secondo le indicazioni dell'Agenzia, potete mantenere la stessa data e lo stesso numero del documento scartato, oppure emetterla con un nuovo numero e una nuova data, purché si riesca a ricollegarla a quella originaria. Oltre i 5 giorni la fattura è da considerare tardiva.

Cosa contiene il file XML

Il file è un documento strutturato, non un'immagine. Oltre ai dati che trovereste anche su una fattura di carta, contiene alcuni campi tipici del formato elettronico:

• Tipo documento: TD01 per la fattura ordinaria, TD04 per la nota di credito, TD24 per la differita, e così via. Ogni tipo ha regole d'uso precise.
• Codice natura: obbligatorio quando non applicate l'IVA (operazioni esenti, non imponibili, fuori campo, reverse charge). Per esempio N2.2 per i forfettari, N6 per le varie ipotesi di inversione contabile.
• Codice destinatario o PEC: l'indirizzo a cui lo SDI deve consegnare.
• Regime fiscale: RF01 per il regime ordinario, RF19 per il forfettario.
• Dati particolari: ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, bollo virtuale, esigibilità IVA (immediata, differita o split payment).

Dal 1° aprile 2025 sono in vigore le specifiche tecniche versione 1.9, che hanno introdotto tra l'altro il tipo documento TD29, con cui il cliente segnala all'Agenzia una fattura omessa o irregolare del fornitore.

Ricevere le fatture: cosa cambia per chi compra

La fatturazione elettronica riguarda anche gli acquisti. Le fatture passive arrivano attraverso lo stesso SDI, al codice destinatario o alla PEC che avete comunicato ai fornitori, oppure all'indirizzo telematico che avete registrato una volta per tutte nel portale dell'Agenzia.

La data che conta ai fini della detrazione IVA è la data di ricezione: quella della ricevuta di consegna, oppure, se il recapito non è riuscito, quella in cui prendete visione della fattura nell'area riservata. Tutte le fatture ricevute restano comunque consultabili nel vostro "cassetto" di Fatture e Corrispettivi. Il tema è approfondito nella guida su come ricevere le fatture elettroniche.

Conservazione: l'obbligo che molti dimenticano

Avere le fatture nel computer o nella casella email non significa conservarle a norma. La conservazione digitale è un processo regolato che garantisce integrità e leggibilità del documento nel tempo, per tutto il periodo in cui il fisco può fare controlli.

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione delle fatture transitate dallo SDI, a cui bisogna aderire esplicitamente dall'area riservata: non è automatico. In alternativa ci si affida a un conservatore qualificato, spesso incluso nel software che usate.

Sanzioni: quanto costa sbagliare

Dal 1° settembre 2024, con la riforma delle sanzioni tributarie (D.Lgs. 87/2024), per la fattura omessa, tardiva o con IVA errata la sanzione è pari al 70% dell'imposta, con un minimo di 300 euro. Per le operazioni esenti, non imponibili o in reverse charge si applica il 5% del corrispettivo, sempre con un minimo di 300 euro. Se l'errore non incide sulla liquidazione dell'IVA, la sanzione è fissa, da 250 a 2.000 euro.

Esempio: emettete con 20 giorni di ritardo una fattura da 1.000 euro più IVA al 22%. L'imposta è 220 euro, il 70% è 154 euro, ma scatta il minimo: 300 euro, riducibili con il ravvedimento operoso se regolarizzate spontaneamente.

Come organizzarsi in pratica

Per chi emette poche fatture all'anno, gli strumenti gratuiti dell'Agenzia sono sufficienti. Quando i numeri crescono, o servono ritenute, casse previdenziali, scadenze e registri IVA, conviene un software che faccia i controlli prima dell'invio e tenga tutto collegato.

È il lavoro che fa Fatturando.online: fatture, note di credito e preventivi con XML validato sullo schema ufficiale, PDF di cortesia, ritenuta, cassa, split payment e bollo calcolati in automatico, registri IVA e conservazione a norma secondo il piano. L'invio e la ricezione tramite SDI passano per un intermediario accreditato e sono in fase di attivazione. Potete provarlo gratis per 14 giorni.