Come fare una fattura elettronica: guida pratica con esempio

Per fare una fattura elettronica servono tre cose: i dati completi del cliente (compreso il codice destinatario o la PEC), uno strumento che generi il file XML nel formato FatturaPA e un canale per trasmetterlo al Sistema di Interscambio. Si compila il documento, si genera l'XML, lo si invia allo SDI entro 12 giorni dalla data dell'operazione e si controlla la ricevuta.

Fin qui la teoria. In pratica gli scarti e le correzioni nascono quasi sempre da pochi dettagli sbagliati: un codice natura mancante, una partita IVA scritta male, un arrotondamento. Vediamo come impostare una fattura corretta dall'inizio.

Prima di iniziare: i dati da avere sottomano

I vostri dati

• Denominazione o nome e cognome, partita IVA, codice fiscale.
• Indirizzo della sede (via, CAP, comune, provincia, nazione).
• Regime fiscale: RF01 se siete in regime ordinario, RF19 se siete forfettari. È un campo obbligatorio e sbagliarlo crea problemi nei controlli successivi.
• Eventuali dati della cassa previdenziale (per i professionisti iscritti a una cassa) e dell'iscrizione al registro imprese.

I dati del cliente

• Partita IVA e/o codice fiscale. Per un'impresa basta la partita IVA; per un privato serve il codice fiscale.
• Indirizzo completo.
• Codice destinatario di 7 caratteri, oppure l'indirizzo PEC. Se il cliente è un privato senza nessuno dei due, si usa "0000000". Per un cliente estero si usa "XXXXXXX". Per la PA serve il codice univoco ufficio di 6 caratteri. Tutti i casi sono spiegati nella guida al codice destinatario.

Un consiglio pratico: verificate la partita IVA del cliente sul servizio di controllo dell'Agenzia delle Entrate o sul sistema VIES prima della prima fattura. Una partita IVA cessata o inesistente porta allo scarto immediato.

Passo 1: scegliere il tipo documento

Ogni file XML dichiara che documento è. I più comuni:

Nella maggior parte dei casi userete TD01. Non serve conoscere a memoria tutti gli altri: un buon software propone il codice giusto in base al documento che state creando.

Passo 2: data e numero

La data è quella in cui l'operazione è effettuata: consegna dei beni, oppure pagamento del corrispettivo per i servizi. Il numero deve essere progressivo e unico, con o senza riferimento all'anno (1, 2, 3... oppure 1/2026, 2/2026...). Potete usare serie separate, per esempio una per le vendite online e una per il negozio, purché ciascuna resti progressiva.

L'invio allo SDI può avvenire entro 12 giorni dalla data dell'operazione, ma la data scritta in fattura resta quella dell'operazione.

Passo 3: le righe del documento

Per ogni riga indicate descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA. Due regole da ricordare:

• Descrizioni chiare. "Consulenza" è debole; "Consulenza fiscale per dichiarazione dei redditi 2025" è difendibile in caso di controllo.
• Codice natura quando l'IVA è zero. Se una riga non ha IVA dovete indicare il motivo con un codice natura: N2.2 per le operazioni dei forfettari, N4 per le esenti, N3.1 per le esportazioni, N6.x per il reverse charge. Senza codice natura, una riga con aliquota zero viene scartata. I codici sono spiegati nella guida alla natura IVA.

Passo 4: ritenute, cassa, bollo e split payment

Qui si concentrano gli errori di calcolo. Facciamo un esempio concreto.

Esempio: professionista in regime ordinario

Un consulente iscritto alla gestione separata INPS fattura 1.000 euro a un'impresa, con rivalsa INPS del 4% e ritenuta d'acconto del 20%.

Nel file XML la rivalsa INPS si indica nella sezione dei dati della cassa previdenziale con il tipo TC22, e la ritenuta nella sezione dedicata, con il tipo RT01 per le persone fisiche e la relativa causale di pagamento (per esempio "A" per le prestazioni di lavoro autonomo abituale). Attenzione: la ritenuta si calcola sul compenso, non sulla rivalsa INPS; per le casse professionali, invece, il contributo integrativo segue regole proprie.

Il bollo

Se la fattura supera 77,47 euro e contiene operazioni senza IVA (per esempio fatture dei forfettari o operazioni esenti), va applicata la marca da bollo da 2 euro. Nella fattura elettronica si spunta il campo "bollo virtuale" e l'imposta si paga poi con F24 sulla base dei dati che l'Agenzia mette a disposizione ogni trimestre.

Lo split payment

Se il cliente è una Pubblica Amministrazione o un altro soggetto rientrante nello split payment, l'IVA va indicata in fattura ma la paga il cliente direttamente all'Erario. Nel file si indica l'esigibilità "S".

Passo 5: dati di pagamento

Non sono obbligatori per la validità della fattura, ma semplificano la vita a entrambe le parti: modalità (bonifico, contanti, carta), scadenza, IBAN. Molti clienti aziendali li importano in automatico nel loro gestionale, quindi metterli riduce i ritardi nei pagamenti.

Passo 6: generare l'XML e inviarlo

Una volta compilato il documento, lo strumento genera il file XML. Il nome del file segue una regola precisa: codice paese, identificativo del trasmittente e un progressivo, per esempio IT01234567890_00001.xml. Se usate un software, il nome viene generato in automatico.

Il file viene poi trasmesso allo SDI. Le strade sono tre:

1. Gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate (procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, app FatturAE, software da installare), a cui si accede con SPID, CIE o CNS.
2. Un software di fatturazione che trasmette tramite un intermediario accreditato.
3. La PEC, inviando il file all'indirizzo dello SDI. È la strada meno comoda e oggi poco usata.

Per una panoramica sugli strumenti senza costi trovate la guida sulla fatturazione elettronica gratuita.

Passo 7: controllare l'esito

Dopo l'invio, lo SDI risponde con una ricevuta. Se è una ricevuta di consegna o di impossibilità di recapito, la fattura è emessa. Nel secondo caso dovete solo avvisare il cliente che la trova nella sua area riservata.

Se invece arriva una notifica di scarto, la fattura non è emessa. Leggete il codice errore (per esempio 00305 per una partita IVA del cliente non valida, 00423 per un errore di calcolo tra prezzo, quantità e totale), correggete e reinviate entro 5 giorni lavorativi. La guida alla fattura scartata elenca gli errori più frequenti.

Gli errori più comuni (e come evitarli)

• Arrotondamenti. Lo SDI ammette una tolleranza minima tra importi calcolati e dichiarati. Usate sempre due decimali sui totali e lasciate che sia il software a calcolare.
• Aliquota zero senza natura. È il primo motivo di scarto per i forfettari alle prime armi.
• Regime fiscale sbagliato. Un forfettario che indica RF01 non riceve uno scarto, ma crea incoerenze nei dati in possesso del fisco.
• Codice destinatario inventato. Se non lo conoscete, meglio "0000000" e una telefonata al cliente che un codice a caso.
• Data spostata in avanti. La data non va cambiata per farla coincidere con l'invio: resta quella dell'operazione.

Con quale strumento conviene farla

Per qualche fattura l'anno, il portale dell'Agenzia è una scelta ragionevole. Se emettete fatture ogni settimana, con ritenute, cassa o clienti PA, la differenza la fanno i controlli preventivi: scoprire un errore prima dell'invio costa molto meno che gestire uno scarto o una nota di credito.

Con Fatturando.online il file XML viene validato sullo schema ufficiale prima di uscire, e ritenuta, cassa, bollo e split payment sono calcolati dalle regole, non a mano. La trasmissione allo SDI tramite intermediario accreditato è in fase di attivazione; nel frattempo potete generare l'XML e il PDF di cortesia. La prova è gratuita per 14 giorni.