Nota di credito elettronica: quando emetterla e come compilarla

La nota di credito elettronica è il documento con cui riduci, in tutto o in parte, l'importo di una fattura già emessa e consegnata: per un reso, uno sconto, un errore o un contratto annullato. Si trasmette allo SDI come qualsiasi fattura, con tipo documento TD04 e il riferimento alla fattura originaria. Se la variazione dipende da un nuovo accordo tra le parti, puoi recuperare l'IVA solo entro un anno dall'operazione.

Quando serve una nota di credito

Una fattura elettronica consegnata dallo SDI non si può cancellare né modificare. L'unico modo per correggerla o annullarla è emettere un nuovo documento che la rettifichi. La nota di credito serve quando l'importo dovuto dal cliente si riduce:

• reso della merce, totale o parziale;
• sconto o abbuono riconosciuto dopo la fattura, per esempio un premio di fine anno previsto dal contratto;
• errore nell'importo, nell'aliquota o nei dati del cliente;
• annullamento, risoluzione o revoca del contratto;
• mancato pagamento del cliente sottoposto a procedura concorsuale o a procedura esecutiva rimasta infruttuosa.

Se invece l'importo aumenta (prezzo sbagliato per difetto, addebiti dimenticati), serve una nota di debito, tipo documento TD05.

Quando non serve

Se la fattura è stata scartata dallo SDI, non è mai stata emessa: non si fa nessuna nota di credito. Basta correggere il file e ritrasmetterlo entro cinque giorni dalla notifica di scarto, come spiegato nella guida alla fattura scartata dallo SDI.

Il limite di un anno e l'IVA

La nota di credito riduce il ricavo, ma il punto delicato è l'IVA: chi la emette può recuperare l'imposta già versata solo nei casi e nei tempi previsti dall'articolo 26 del DPR 633/1972.

Senza limiti di tempo si può emettere la nota con IVA quando la riduzione dipende da:

• nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione del contratto (quando non derivano da un nuovo accordo tra le parti);
• sconti o abbuoni già previsti nel contratto originario;
• mancato pagamento per procedure concorsuali o esecutive.

Entro un anno dall'effettuazione dell'operazione si può emettere la nota con IVA quando:

• la riduzione dipende da un sopravvenuto accordo tra le parti (per esempio uno sconto concordato dopo la consegna perché la merce è arrivata in ritardo);
• si devono correggere errori di fatturazione che hanno portato ad addebitare più IVA del dovuto.

Passato l'anno, nei casi di accordo sopravvenuto puoi comunque ridurre il credito verso il cliente, ma con una nota di credito senza IVA: il ricavo diminuisce, l'IVA già versata resta all'Erario.

Il diritto a recuperare l'IVA va esercitato al più tardi con la dichiarazione IVA relativa all'anno in cui si è verificato il presupposto della variazione (il reso, l'accordo, l'apertura della procedura).

Clienti falliti o in liquidazione giudiziale

Per le procedure concorsuali avviate dal 26 maggio 2021 non serve più aspettare la chiusura della procedura: la nota di credito con IVA si può emettere dalla data di apertura (per esempio dalla sentenza che dichiara la liquidazione giudiziale o dal decreto di ammissione al concordato preventivo). In questo caso il cliente in procedura non deve registrare la variazione in diminuzione dell'IVA a suo tempo detratta.

Per le procedure esecutive individuali la nota si può emettere quando la procedura risulta infruttuosa.

Come si compila la nota di credito elettronica

Nel file XML la nota di credito ha la stessa struttura della fattura, con poche differenze:

• TipoDocumento: TD04;
• numerazione: le note di credito seguono la numerazione progressiva delle fatture o una numerazione separata (sezionale), purché progressiva e senza buchi;
• DatiFattureCollegate: numero e data della fattura originaria. Non è obbligatorio per lo SDI, ma è molto utile per il cliente e per i controlli;
• importi positivi: è il codice TD04 che dice al sistema che si tratta di una riduzione, quindi le righe si scrivono con importi positivi;
• aliquota e natura: le stesse della fattura che stai rettificando. Se la fattura era al 22%, la nota è al 22%; se era senza IVA (per esempio di un forfettario, natura N2.2), anche la nota lo è.

Per gli importi fino a 400 euro esiste anche la nota di credito semplificata, tipo TD08, collegata a una fattura semplificata.

Il bollo segue le regole generali: una nota di credito senza IVA superiore a 77,47 euro richiede il bollo da 2 euro.

Esempio: reso parziale

Un'azienda ha emesso a settembre una fattura per 50 sedie a 20 euro l'una: 1.000 euro più IVA 22% (220 euro), totale 1.220 euro. A ottobre il cliente rende 15 sedie difettose.

La nota di credito TD04 datata ottobre riduce il debito del cliente a 854 euro. Per l'azienda, i 66 euro di IVA diventano un credito che si porta in detrazione nella liquidazione di ottobre (o del quarto trimestre). Il cliente, che aveva detratto 220 euro, deve registrare la nota e restituire 66 euro di IVA nella sua liquidazione.

Esempio: fattura sbagliata da rifare

Hai fatturato a un cliente con la partita IVA sbagliata. La fattura è stata consegnata a un altro soggetto. Si procede così:

1. nota di credito TD04 per l'intero importo, collegata alla fattura errata;
2. nuova fattura TD01 con i dati corretti.

Le due operazioni si compensano ai fini IVA. Conviene farle lo stesso giorno, per tenere pulita la liquidazione.

Cosa deve fare chi riceve la nota di credito

Chi riceve una nota di credito con IVA deve registrarla nel registro degli acquisti (o delle vendite, a seconda della prassi contabile) come variazione in diminuzione dell'IVA detratta, nella liquidazione del periodo in cui la riceve. Non è una scelta: se il fornitore recupera l'IVA, il cliente la restituisce, salvo il caso delle procedure concorsuali visto sopra.

Se la nota riguarda una fattura con ritenuta d'acconto non ancora pagata, anche la ritenuta va ridotta in proporzione: si compila il blocco DatiRitenuta con l'importo corrispondente alla parte stornata.

Errori da evitare

• Usare importi negativi su una TD01 per "annullare" una fattura: non è il modo corretto di fare una variazione e crea problemi nei registri del cliente.
• Recuperare l'IVA oltre l'anno in caso di sconto concordato dopo: la nota va emessa senza IVA.
• Dimenticare il collegamento alla fattura originaria: il cliente fatica a riconciliare e possono nascere contestazioni.
• Applicare un'aliquota diversa da quella della fattura rettificata.

Con Fatturando.online crei la nota di credito partendo dalla fattura originaria: dati, aliquote e riferimenti vengono copiati in automatico e scegli solo le righe o gli importi da stornare. La variazione entra poi nei registri IVA e nella liquidazione del periodo nella sezione di contabilità.