Fattura elettronica scartata dallo SDI: cosa fare e entro quando

Se lo SDI scarta una fattura, per il Fisco quella fattura non è mai stata emessa. Va corretta e inviata di nuovo entro cinque giorni dalla notifica di scarto, possibilmente con lo stesso numero e la stessa data: così l'emissione resta tempestiva e non ci sono sanzioni. Non serve una nota di credito, perché non c'è nulla da stornare.

Cosa significa "scartata"

Quando trasmetti una fattura, il Sistema di Interscambio la sottopone a una serie di controlli automatici: nome del file, firma (dove richiesta), conformità allo schema XML, validità di partita IVA e codice fiscale, coerenza dei calcoli, presenza dei campi obbligatori. Se uno di questi controlli fallisce, lo SDI non recapita il documento al cliente e ti restituisce una ricevuta di scarto con uno o più codici errore. In base alle regole tecniche, l'esito arriva di norma entro cinque giorni dall'invio, ma nella pratica quasi sempre in pochi minuti.

Lo scarto va distinto da altri due esiti che spesso si confondono:

Nel caso della mancata consegna non devi reinviare nulla: la fattura è valida e la data di emissione resta quella del documento. Ti conviene solo avvisare il cliente che la trova nel suo cassetto fiscale. Per le fatture alla Pubblica Amministrazione esiste poi il rifiuto da parte dell'ente, che è un'altra cosa ancora: lo trovi spiegato nella guida alla fattura elettronica PA.

Entro quando reinviarla

Il riferimento è la circolare dell'Agenzia delle Entrate 13/E del 2 luglio 2018, richiamata anche in risposte a interpello successive. La regola è questa: la fattura scartata, se era stata trasmessa nei termini, va reinviata entro cinque giorni dalla notifica di scarto. Se rispetti questa finestra, la fattura si considera emessa in tempo.

I cinque giorni decorrono dalla data della ricevuta di scarto, non dalla data della fattura. Esempio: fattura del 10 ottobre, trasmessa l'11, scartata lo stesso giorno. Hai tempo fino al 16 ottobre per correggerla e rimandarla.

Attenzione a non usare la finestra dei cinque giorni come un'estensione dei termini ordinari. Se la fattura immediata doveva partire entro 12 giorni dall'operazione e tu l'hai trasmessa per la prima volta al tredicesimo giorno, lo scarto non sana il ritardo.

Stesso numero o numero nuovo?

La circolare indica due strade.

1. Stessa data e stesso numero. È la soluzione preferita e la più pulita. Correggi l'errore nel file e lo trasmetti di nuovo mantenendo numero e data del documento originario. Il numero non risulta "duplicato" perché lo SDI considera duplicata solo una fattura con gli stessi dati di una già accettata, non di una scartata.

2. Nuova data e nuovo numero. Se il tuo gestionale non permette di riutilizzare il numero, puoi emettere un nuovo documento, purché sia evidente il collegamento con quello scartato. In alternativa si può usare una numerazione dedicata (un registro sezionale) da cui risulti che il documento sostituisce il precedente. In ogni caso conviene indicare nella fattura gli estremi del file scartato, ad esempio nel campo causale.

Se avevi già registrato la fattura scartata nel registro IVA vendite, la sistemi con una variazione contabile interna, senza mandare alcuna nota di credito allo SDI.

I codici errore più frequenti

Le ricevute di scarto riportano un codice a cinque cifre e una breve descrizione. Ecco quelli che si incontrano più spesso e come si risolvono.

Errori sul file

• 00001 – Nome file non valido. Il nome non rispetta il formato previsto (codice paese, identificativo del trasmittente, progressivo). Basta rinominarlo.
• 00002 – Nome file duplicato. Hai mandato un file con un nome già usato. Va cambiato il progressivo nel nome, non il numero della fattura.
• 00102 – File non integro. Firma non valida o file corrotto. Capita soprattutto sulle fatture alla PA, dove la firma digitale è richiesta.
• 00200 – File non conforme al formato. L'XML non rispetta lo schema: un campo obbligatorio vuoto, un valore in un formato sbagliato, un carattere non ammesso. La descrizione allegata di solito indica il campo.

Errori sui dati delle parti

• 00301 – Partita IVA del cedente non valida. Raro, ma succede con partite IVA cessate o scritte male.
• 00305 – Partita IVA del cliente non valida. La partita IVA non risulta nell'Anagrafe tributaria. Va verificata, ad esempio con il servizio di controllo partite IVA dell'Agenzia, prima di reinviare.
• 00306 – Codice fiscale del cliente non valido.
• 00311 – Codice destinatario non valido. Il codice a sette caratteri (o a sei per la PA) non esiste. Se hai un dubbio, la guida sul codice destinatario spiega cosa mettere quando il cliente non te lo comunica.
• 00312 – Codice destinatario non attivo. Tipico della PA: l'ufficio indicato nell'Indice IPA non è abilitato alla fatturazione elettronica.

Errori di contenuto e di calcolo

• 00400 – Natura mancante con aliquota zero. Ogni riga con aliquota 0 deve avere il codice Natura. È lo scarto più comune per forfettari ed esportatori. Se non sai quale usare, guarda la guida ai codici natura IVA.
• 00401 – Natura presente con aliquota diversa da zero. L'errore opposto.
• 00403 – Data fattura successiva alla data di ricezione. Hai emesso una fattura con data futura.
• 00404 – Fattura duplicata. Esiste già una fattura accettata con lo stesso cedente, tipo documento, anno e numero. Se la prima è stata consegnata, non devi fare nulla: è valida. Se l'hai rimandata per sbaglio con dati diversi, devi capire quale delle due è corretta.
• 00419 – Manca il riepilogo per un'aliquota. C'è una riga al 10% ma nessun blocco DatiRiepilogo al 10%.
• 00421, 00422, 00423 – Errori di calcolo. Imposta, imponibile o prezzo totale non tornano con le regole di arrotondamento delle specifiche tecniche. Esempio: tre righe da 33,333 euro arrotondate male rispetto al totale.
• 00471 e 00473 – Incoerenza tra tipo documento e soggetti. Per esempio un'integrazione TD17 o TD18 con un fornitore italiano, oppure una fattura ordinaria in cui cedente e cliente coincidono.

Come procedere, passo per passo

1. Leggi la ricevuta per intero. Accanto al codice c'è una descrizione che spesso indica il campo esatto da correggere.
2. Correggi l'origine dell'errore, non solo il file. Se la partita IVA del cliente è sbagliata in anagrafica, sistemala lì, altrimenti la prossima fattura verrà scartata allo stesso modo.
3. Reinvia entro cinque giorni con lo stesso numero e la stessa data.
4. Controlla la nuova ricevuta. Solo la ricevuta di consegna o di mancata consegna ti dice che la fattura è emessa.
5. Se c'era un registro già compilato, fai la variazione contabile interna.

Cosa succede se superi i cinque giorni

Se reinvii oltre la finestra, la fattura è considerata emessa in ritardo, con la data del nuovo invio. Si applicano le sanzioni per tardiva fatturazione previste dall'articolo 6 del D.Lgs. 471/1997, ridimensionate dalla riforma delle sanzioni del 2024. Le sanzioni si possono ridurre con il ravvedimento operoso, tanto più conveniente quanto prima lo fai.

Se l'operazione non ha concorso alla liquidazione del periodo giusto, oltre alla sanzione formale può esserci un problema di IVA versata in ritardo. Per questo vale la pena controllare le ricevute ogni giorno, non a fine mese.

Come evitare gli scarti

La maggior parte degli scarti nasce da tre cause: anagrafiche clienti sbagliate, codici Natura dimenticati, arrotondamenti. Un software che valida l'XML sullo schema ufficiale prima dell'invio intercetta quasi tutti questi errori prima che arrivino allo SDI.

Su Fatturando.online ogni fattura viene controllata contro lo schema FatturaPA prima di essere generata, con avvisi su Natura, riepiloghi IVA e calcoli: trovi i dettagli nella pagina sulla fatturazione elettronica. L'invio e la ricezione tramite SDI con intermediario accreditato sono in fase di attivazione.