Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione: guida completa

La fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione segue le stesse regole di base di quella tra privati, con quattro differenze pratiche: si usa il codice univoco ufficio a 6 caratteri preso dall'Indice IPA, va indicato il CIG (e il CUP quando c'è), nella maggior parte dei casi si applica lo split payment e il file va firmato digitalmente. L'ente ha poi 15 giorni per accettare o rifiutare la fattura, e può rifiutarla solo per motivi precisi.

Da quando e per chi

L'obbligo di fattura elettronica verso la PA è nato prima di quello tra privati. È scattato il 6 giugno 2014 per Ministeri, agenzie fiscali ed enti previdenziali, e il 31 marzo 2015 per tutte le altre amministrazioni, compresi Comuni, Regioni, ASL, scuole e università. La disciplina tecnica è nel DM 3 aprile 2013, n. 55.

Riguarda chiunque fatturi a un ente pubblico, compresi forfettari e professionisti. Una PA non può pagare una fattura che non le sia arrivata attraverso lo SDI.

Il formato del file è quello della FatturaPA nella versione FPA12, mentre tra privati si usa la FPR12. In pratica cambia poco nei contenuti, ma alcuni controlli sono più severi, a cominciare dalla lunghezza del codice destinatario.

Il codice univoco ufficio

Ogni ente pubblico è censito nell'Indice dei domicili digitali della PA (IPA), consultabile su indicepa.gov.it. Per ciascuna amministrazione sono registrati uno o più uffici abilitati a ricevere fatture, ognuno con il suo codice univoco ufficio di 6 caratteri, ad esempio "UF1A2B" (il codice è di fantasia).

Un Comune grande può avere decine di codici diversi: uno per i lavori pubblici, uno per i servizi sociali, uno per la scuola. Usare il codice sbagliato significa che la fattura arriva all'ufficio sbagliato, che la rifiuterà. Il modo più sicuro è chiedere il codice all'ente al momento dell'ordine: di solito è indicato nella determina, nel contratto o nell'ordine stesso.

Se il codice non esiste lo SDI scarta il file con l'errore 00311; se l'ufficio non è attivo alla fatturazione, con l'errore 00312. Per le differenze con il codice a 7 caratteri usato tra privati, vedi la guida al codice destinatario.

CIG, CUP e riferimenti all'ordine

CIG

Il Codice Identificativo di Gara è il codice che l'ente acquisisce per tracciare ogni contratto pubblico. Per l'articolo 25 del DL 66/2014 la PA non può pagare una fattura priva del CIG, salvi i casi di esclusione previsti dalla normativa sulla tracciabilità. Nell'XML si indica nel blocco dei dati del contratto, dell'ordine o della convenzione (campo CodiceCIG).

CUP

Il Codice Unico di Progetto identifica i progetti di investimento pubblico. Va indicato quando l'ente te lo comunica, tipicamente per lavori e interventi finanziati con fondi pubblici, compresi quelli legati al PNRR. Anche il CUP si inserisce nel campo dedicato (CodiceCUP).

Ordine di acquisto

Molti enti richiedono di indicare numero e data dell'ordine o del contratto nel blocco DatiOrdineAcquisto. Per gli acquisti di beni degli enti del Servizio sanitario nazionale gli ordini passano dal Nodo di smistamento degli ordini (NSO) e la fattura deve riportarne gli estremi: senza, l'ente la rifiuta.

Split payment

Quasi tutte le PA applicano la scissione dei pagamenti (art. 17-ter DPR 633/1972): la fattura espone l'IVA con esigibilità "S", ma l'ente paga al fornitore solo l'imponibile e versa l'IVA all'Erario. Il regime è autorizzato fino al 30 giugno 2029.

Sono esclusi dallo split payment i compensi dei professionisti soggetti a ritenuta d'acconto, le operazioni in reverse charge e quelle senza IVA, come le fatture dei forfettari. Tutti i dettagli nella guida allo split payment.

Esempio. Una cooperativa fattura a una scuola 4.000 euro più IVA al 22% per un servizio di manutenzione. In fattura: imponibile 4.000, IVA 880 in scissione, totale 4.880, importo da pagare 4.000. La scuola bonifica 4.000 euro e versa gli 880 di IVA.

Firma digitale

A differenza delle fatture tra privati, la fattura verso la PA deve essere firmata digitalmente con un certificato qualificato, nel formato CAdES (file .p7m) o XAdES. Una firma assente, scaduta o non valida comporta lo scarto da parte dello SDI. Di solito è il software o l'intermediario che appone la firma per conto del fornitore, se gli hai conferito l'incarico.

Bollo, ritenuta e altri dati

• Bollo: se la fattura comprende operazioni senza IVA per più di 77,47 euro, è dovuto il bollo da 2 euro, anche verso la PA. Si indica nel campo BolloVirtuale e si può addebitare al cliente.
• Ritenuta d'acconto: per i professionisti si compila il blocco della ritenuta. L'ente versa la ritenuta e paga il netto.
• Dati di pagamento: è buona norma indicare IBAN, modalità e scadenza, perché l'ufficio pagatore li usa per il bonifico.

Dopo l'invio: accettazione, rifiuto, decorrenza termini

Quando lo SDI consegna la fattura all'ente, parte un termine di 15 giorni entro cui l'ufficio può inviare una notifica di esito:

La decorrenza termini non equivale a un'accettazione, ma chiude la possibilità di rifiutare tramite SDI. La fattura resta emessa e valida.

Quando la PA può rifiutare

Dal 6 novembre 2020 il DM 132/2020 ha inserito nel DM 55/2013 un elenco chiuso di cause di rifiuto. Le principali sono:

• fattura relativa a un'operazione non effettuata a favore dell'ente destinatario;
• CIG o CUP mancante o errato, quando obbligatorio;
• codice di repertorio dei dispositivi medici mancante o errato;
• codice AIC e relativo quantitativo dei farmaci mancante o errato;
• estremi dell'ordine elettronico mancanti o errati, dove l'ordine è obbligatorio.

Fuori da questi casi l'ente non può rifiutare la fattura, ad esempio per un disaccordo sul prezzo o per un errore marginale. Può però chiedere al fornitore di correggere il documento con una nota di variazione.

Cosa fare dopo un rifiuto

Il rifiuto non è uno scarto. La fattura è stata consegnata, quindi per il Fisco è emessa: non puoi reinviarla con lo stesso numero. La strada corretta è:

1. emettere una nota di credito (TD04) che storna la fattura rifiutata, indirizzata allo stesso ente;
2. emettere una nuova fattura corretta, con nuovo numero e data.

Se invece ritieni il rifiuto infondato, conviene contattare per iscritto l'ufficio prima di stornare, perché lo storno è definitivo. Per la differenza con gli scarti tecnici dello SDI, vedi la guida alla fattura scartata.

Tempi di pagamento

Secondo il D.Lgs. 231/2002, la PA deve pagare entro 30 giorni dalla ricezione della fattura, che diventano 60 giorni per gli enti del Servizio sanitario nazionale mentre per gli altri enti le parti possono pattuire per iscritto un termine fino a 60 giorni solo se lo giustificano la natura o l'oggetto del contratto. In caso di ritardo maturano gli interessi moratori. Le fatture verso la PA sono monitorate dalla Piattaforma dei crediti commerciali (PCC), dove l'impresa può verificare lo stato dei propri crediti.

Errori da evitare

1. Codice ufficio preso a caso dall'IPA invece che chiesto all'ente.
2. CIG mancante per contratti che lo richiedono: la fattura non può essere pagata.
3. Split payment applicato a un professionista con ritenuta.
4. Reinviare con lo stesso numero una fattura rifiutata. Va stornata con nota di credito.
5. Firma scaduta. Un certificato non rinnovato blocca tutte le fatture alla PA.

Fatturando.online gestisce il formato FPA12 con codice ufficio a 6 caratteri, CIG, CUP, dati dell'ordine, split payment e bollo, con validazione dell'XML prima della generazione. L'invio allo SDI tramite intermediario accreditato, con firma e notifiche di esito, è in fase di attivazione. I dettagli sono nella pagina della fatturazione elettronica.