Fattura proforma: cos'è, quando usarla e quando emettere la fattura

La fattura proforma è un documento commerciale che anticipa al cliente l'importo che gli verrà fatturato, ma non ha valore fiscale: non si registra, non si trasmette allo SDI e non fa nascere l'obbligo di versare l'IVA. Serve soprattutto ai professionisti per chiedere il pagamento prima di emettere la fattura. Quando il cliente paga, va emessa la fattura elettronica vera, di norma entro 12 giorni dall'incasso.

Che cos'è e perché si usa

Il termine "fattura proforma" non compare nelle norme IVA. È una prassi commerciale, molto diffusa, che risponde a un'esigenza concreta: comunicare al cliente quanto deve pagare senza far scattare gli obblighi fiscali.

L'uso tipico riguarda le prestazioni di servizi. Per i servizi l'operazione si considera effettuata, ai fini IVA, al momento del pagamento (art. 6 DPR 633/1972). Se un professionista emettesse subito la fattura, dovrebbe versare l'IVA anche se il cliente non ha ancora pagato. Con la proforma rimanda la fattura, e quindi l'IVA, al giorno dell'incasso.

Altri usi frequenti:

• richiesta di un acconto prima di iniziare un lavoro o di ordinare la merce;
• avviso di parcella: è il nome che molti professionisti usano per lo stesso documento;
• documentazione per una banca o un finanziamento, quando serve un importo definito prima dell'acquisto;
• spedizioni all'estero, dove una proforma può accompagnare campioni o merce per descriverne valore e contenuto ai fini doganali, secondo le prassi dello spedizioniere.

Proforma, preventivo e fattura a confronto

Il preventivo arriva prima dell'accordo; la proforma dopo, quando il lavoro è concordato o già svolto e manca solo il pagamento.

Cosa scrivere in una proforma

Non ci sono requisiti di legge, ma conviene che la proforma sia chiara e il più possibile simile alla fattura che seguirà, così il cliente sa esattamente quanto pagare. In pratica:

• dati tuoi e del cliente;
• descrizione della prestazione o dei beni;
• compenso, eventuale rivalsa INPS o contributo integrativo della cassa, IVA, eventuale ritenuta d'acconto e netto da pagare;
• coordinate di pagamento;
• una dicitura esplicita, ben visibile, come: "Documento privo di valore fiscale. La fattura sarà emessa al momento del pagamento, ai sensi dell'art. 6 del DPR 633/1972."

Per evitare che la proforma venga scambiata per una fattura, non usare la stessa numerazione delle fatture: meglio una serie separata (per esempio "PF 12/2026") o nessun numero. Un documento con tutti gli elementi della fattura e senza alcuna indicazione contraria rischia di essere considerato una fattura a tutti gli effetti, con l'IVA dovuta.

Esempio di proforma di un professionista

Un architetto ha concluso una pratica per una società e invia la proforma:

Il calcolo di ritenuta e contributo segue le regole spiegate nella guida alla ritenuta d'acconto in fattura. Un professionista forfettario farà lo stesso, ma senza IVA e senza ritenuta, e con il bollo da 2 euro se l'importo supera 77,47 euro.

La proforma non passa dallo SDI

Il Sistema di Interscambio accetta solo documenti fiscali: fatture, note di credito e di debito, autofatture e integrazioni, ciascuno con il suo codice tipo documento (TD01, TD04 e così via). Non esiste un codice per la proforma.

Ne segue una regola pratica importante: se trasmetti allo SDI un file intestato "proforma" con un codice tipo documento valido, quello che hai inviato è una fattura. Vale come tale per te e per il cliente, va registrata e l'IVA diventa esigibile. Se succede per errore, l'unico modo per rimediare è emettere una nota di credito.

La proforma si invia quindi per email, in PDF, o la si condivide in un portale clienti.

Quando emettere la fattura vera

Il cliente ha pagato: da qui partono i termini ordinari.

Servizi

Il momento di effettuazione è il pagamento. Hai due possibilità:

• fattura immediata: la data del documento è quella dell'incasso e il file va trasmesso allo SDI entro 12 giorni;
• fattura differita: se il pagamento è documentato, puoi raggruppare gli incassi del mese in un'unica fattura per cliente da emettere entro il 15 del mese successivo, come spiegato nella guida alla fattura differita.

Esempio: l'architetto riceve il bonifico il 15 ottobre 2026. Emette fattura immediata datata 15 ottobre e la trasmette entro il 27 ottobre. L'IVA rientra nella liquidazione di ottobre, o del quarto trimestre se liquida trimestralmente.

Beni

Per le cessioni di beni mobili l'operazione si considera effettuata alla consegna o spedizione. Se però il cliente paga prima, l'operazione si considera effettuata per l'importo pagato alla data del pagamento: quindi anche qui, appena arriva l'acconto, serve la fattura.

Acconti

Se con la proforma chiedi solo un anticipo (per esempio il 30%), all'incasso emetti una fattura di acconto con tipo documento TD02 per l'importo ricevuto. A lavoro finito emetti la fattura di saldo (TD01) per il resto, richiamando l'acconto già fatturato.

Errori da evitare

• Usare la proforma per beni già consegnati: con la consegna l'operazione è effettuata, quindi serve la fattura (o un DDT e poi la fattura differita), non una proforma.
• Dimenticare la fattura dopo l'incasso: è l'errore più grave, perché l'operazione resta non fatturata e l'IVA non versata. Conviene avere un elenco delle proforma aperte e chiuderle una per una.
• Detrarre l'IVA dalla proforma ricevuta: chi acquista non può detrarre nulla finché non riceve la fattura elettronica.
• Numerare proforma e fatture insieme: crea buchi nella numerazione fiscale e confonde i controlli.

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