Fatturazione elettronica gratuita: gli strumenti dell'Agenzia e i limiti

Sì, la fatturazione elettronica si può fare gratis. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre strumenti senza costi per creare e inviare le fatture allo SDI: una procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, l'app FatturAE per smartphone e tablet e un software da installare sul computer. Offre inoltre, sempre gratis, la consultazione delle fatture ricevute e un servizio di conservazione a norma.

Per chi emette poche fatture semplici sono sufficienti. Il limite non è la validità fiscale, che è piena, ma il tempo: gli strumenti gratuiti fanno la fattura e poco altro. Vediamo come si usano e dove si fermano.

Cosa serve per iniziare

Per accedere ai servizi dell'Agenzia servono:

• Credenziali personali: SPID, Carta d'identità elettronica (CIE) o Carta nazionale dei servizi (CNS). Gli intermediari usano le credenziali Entratel.
• Partita IVA attiva, naturalmente.
• I dati dei clienti, compreso il codice destinatario o la PEC se ce l'hanno.

Non serve la firma digitale per le fatture tra privati (B2B e B2C). Per le fatture alla Pubblica Amministrazione la firma è richiesta.

I tre strumenti gratuiti dell'Agenzia

1. La procedura web

Si trova nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Si compila la fattura in un modulo guidato, si genera il file XML e lo si trasmette direttamente allo SDI. È lo strumento più completo dei tre: permette di salvare i dati di clienti e prodotti ricorrenti, di gestire le principali tipologie di documento e di controllare le ricevute dello SDI.

È adatta a chi lavora dal computer e fattura qualche volta al mese.

2. L'app FatturAE

È l'app ufficiale dell'Agenzia per dispositivi mobili. Consente di predisporre e inviare la fattura dal telefono, anche leggendo il QR code del cliente, che contiene i suoi dati di fatturazione. Pensata per chi fattura fuori ufficio: un artigiano che chiude il lavoro dal cliente, un professionista che emette la fattura appena incassato.

3. Il software da installare

È un programma che si scarica dal sito dell'Agenzia e permette di preparare le fatture sul PC anche senza connessione. Il file va poi trasmesso allo SDI, per esempio caricandolo nel portale. Utile soprattutto per chi ha una connessione instabile.

Come si fa una fattura con la procedura web, in breve

1. Entrate nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS.
2. Scegliete la funzione per generare una fattura elettronica.
3. Compilate i vostri dati, verificando il regime fiscale (RF01 ordinario, RF19 forfettario).
4. Inserite i dati del cliente e il codice destinatario: un codice di 7 caratteri, oppure "0000000" con la PEC o per i privati, "XXXXXXX" per l'estero.
5. Aggiungete le righe: descrizione, quantità, prezzo, aliquota. Se l'IVA è zero indicate il codice natura (per esempio N2.2 per i forfettari).
6. Inserite gli eventuali dati di ritenuta, cassa previdenziale e bollo virtuale.
7. Controllate il riepilogo, generate il file e trasmettetelo.
8. Verificate la ricevuta nei giorni successivi.

Ricordate che la data della fattura è quella dell'operazione, mentre l'invio può avvenire entro 12 giorni. Se avete dubbi sulla compilazione, la guida su come fare una fattura elettronica spiega ogni campo con un esempio.

Gli altri servizi gratuiti

Ricevere le fatture

Ricevere le fatture elettroniche non costa nulla. Tutte le fatture destinate alla vostra partita IVA sono consultabili nell'area riservata, nella sezione dedicata alle fatture ricevute, anche quando il fornitore ha usato il codice "0000000". Potete anche registrare un indirizzo telematico (un codice destinatario o una PEC) su cui ricevere tutto. La PEC ha un costo contenuto ma non è gratuita. Il tema è approfondito nella guida su come ricevere le fatture elettroniche.

Conservare a norma

L'Agenzia offre un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SDI. Non è automatico: bisogna aderire all'accordo di servizio dall'area riservata. Dopo l'adesione, le fatture transitate dallo SDI vengono conservate a norma. È un'opzione valida per chi non ha un conservatore incluso nel proprio software.

Il QR code

Dal portale o dal cassetto fiscale potete generare un QR code con i vostri dati di fatturazione. Mostrandolo ai fornitori, evitate errori di trascrizione su partita IVA e indirizzo telematico.

Cosa non fanno gli strumenti gratuiti

Qui sta il punto. Gli strumenti dell'Agenzia servono a emettere e ricevere fatture valide, non a gestire l'attività. In particolare:

• Niente registri IVA né liquidazione. Calcolare l'IVA da versare resta a carico vostro o del commercialista.
• Niente scadenziario. Nessun promemoria per versamenti, F24 o comunicazioni.
• Niente gestione degli incassi. Non sapete quali fatture sono state pagate e quali no.
• Niente preventivi né documenti commerciali. Un preventivo accettato va riscritto da zero come fattura.
• Calcoli limitati. Ritenuta, cassa e bollo vanno compilati con attenzione: i controlli sono quelli dello SDI, che scarta l'errore ma non ve lo previene.
• Nessun accesso condiviso evoluto. Il commercialista può operare con una delega, ma non c'è un ambiente di lavoro comune.

Quanto costa davvero il "gratis"

Facciamo un conto. Un professionista emette 12 fatture al mese con la procedura web. Tra accesso, compilazione dei dati ricorrenti, controllo dei calcoli e verifica della ricevuta, impiega circa 12 minuti a fattura: due ore e mezza al mese. Aggiungiamo un'ora al mese per tenere traccia di incassi e IVA su un foglio di calcolo, e un'ora a trimestre per preparare i dati per il commercialista.

Totale: circa 46 ore l'anno. Con un software che precompila, calcola e collega le fatture ai registri, la stessa attività può richiedere un terzo del tempo. La domanda giusta non è "quanto costa il software", ma "quanto vale il mio tempo".

Per chi emette 20 fatture l'anno, invece, gli strumenti gratuiti sono la scelta più sensata. Non ha senso pagare un canone per un'attività marginale.

Quando conviene restare sul gratuito

• Emettete poche fatture, tutte simili.
• Non applicate ritenute, casse o split payment, oppure li conoscete bene.
• Il commercialista si occupa di registri, liquidazioni e conservazione.
• Non vi serve sapere in tempo reale incassi e IVA.

Quando conviene passare a un software

• Emettete più di qualche fattura a settimana.
• Avete casi particolari: professionisti con cassa, clienti PA, reverse charge, bollo.
• Volete registri IVA e liquidazione sempre aggiornati.
• Gestite da soli scadenze e versamenti.
• Lavorate in più persone o volete condividere i dati con lo studio.

In questo caso la guida al software di fatturazione elettronica offre una checklist per scegliere con criterio.

Attenzione ai "gratis" commerciali

Esistono anche programmi privati con piani gratuiti. Prima di usarli, leggete bene le condizioni: limiti sul numero di fatture, ricezione delle fatture passive a pagamento, conservazione esclusa, pubblicità, dati utilizzati per scopi commerciali, difficoltà a esportare i documenti. Un servizio gratuito che non vi lascia portare via le vostre fatture non è un affare.

Fatturando.online non ha un piano gratuito permanente, ma una prova completa di 14 giorni: potete confrontarlo con gli strumenti dell'Agenzia sulle vostre fatture reali, con XML validato sullo schema ufficiale, calcoli automatici, registri IVA, scadenziario e conservazione a norma secondo il piano. L'invio e la ricezione allo SDI tramite intermediario accreditato sono in fase di attivazione.