Software di fatturazione elettronica: come sceglierlo senza pentirsi

Un software di fatturazione elettronica serve a creare il file XML nel formato FatturaPA, trasmetterlo al Sistema di Interscambio, ricevere le fatture dei fornitori e conservarle a norma. Questo è il minimo. Quello che distingue un buon programma da uno mediocre è quanto lavoro vi risparmia intorno alla fattura: controlli prima dell'invio, calcoli automatici, registri IVA, scadenze, rapporto con il commercialista.

Scegliere bene conta perché cambiare dopo è scomodo: anagrafiche da migrare, codice destinatario da comunicare di nuovo ai fornitori, archivio da trasferire. Ecco come ragionare.

Prima domanda: di cosa avete bisogno davvero

Un forfettario che emette 30 fatture l'anno e un'impresa con magazzino e 400 documenti al mese non cercano lo stesso programma. Prima di guardare le offerte, rispondete a queste domande:

• Quante fatture emettete e ricevete, in media, al mese?
• Applicate ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, bollo, split payment o reverse charge?
• Avete clienti nella Pubblica Amministrazione o all'estero?
• Chi tiene la contabilità: voi o lo studio?
• Quante persone useranno il programma?
• Vi serve gestire anche preventivi, DDT, incassi, scadenze?

Le risposte restringono subito il campo. Chi ha esigenze minime può valutare anche gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate; chi ha volumi o casi complessi ha bisogno di un software vero.

Le funzioni indispensabili

Generazione e validazione dell'XML

Il programma deve produrre un file conforme alle specifiche tecniche in vigore (oggi la versione 1.9, applicata dal 1° aprile 2025) e validarlo prima dell'invio. La validazione sullo schema intercetta errori di struttura; i controlli aggiuntivi intercettano quelli che lo SDI scarterebbe: partita IVA non valida, aliquota zero senza codice natura, totali che non tornano. Ogni scarto evitato è una fattura che non dovete rifare. I codici di errore più frequenti sono raccolti nella guida alla fattura scartata.

Invio e ricezione tramite SDI

Il software deve trasmettere allo SDI, di solito tramite un intermediario accreditato, e mostrare le ricevute di ogni documento. Deve anche ricevere le fatture passive su un codice destinatario dedicato, che registrerete nel portale Fatture e Corrispettivi come indirizzo telematico.

Conservazione a norma

Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente secondo regole precise, tramite un conservatore qualificato o il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Verificate se il software include la conservazione, per quanti documenti e per quanto tempo. È un tema spesso relegato in fondo alle offerte, ma è un obbligo: approfondite con la guida alla conservazione sostitutiva delle fatture.

Note di credito e documenti collegati

Una fattura accettata non si cancella: si storna con una nota di credito (TD04). Il programma deve permettere di generarla a partire dalla fattura originale, con i riferimenti corretti, senza riscrivere tutto.

Le funzioni che fanno la differenza

Calcoli fiscali automatici

Ritenuta d'acconto, rivalsa INPS, contributo integrativo delle casse, bollo virtuale da 2 euro sopra 77,47 euro di operazioni senza IVA, esigibilità in split payment: sono i punti dove si sbaglia a mano. Un software che li calcola da regole, partendo dal regime del cliente e dal vostro, elimina un'intera categoria di errori.

Registri IVA e liquidazione

Se le fatture emesse e ricevute sono già nel programma, i registri IVA e la liquidazione periodica possono essere generati da lì. Per chi è in regime ordinario significa sapere in ogni momento quanta IVA dovrà versare il 16 del mese o del trimestre successivo (con lo slittamento al primo giorno lavorativo se cade di sabato o festivo), invece di scoprirlo dal commercialista all'ultimo.

Scadenze e promemoria

Uno scadenziario che conosca le scadenze fiscali, e non solo quelle dei pagamenti dei clienti, riduce il rischio di dimenticanze. Utile soprattutto se gestite da soli la parte amministrativa.

Accesso per il commercialista

Il consulente dovrebbe poter vedere fatture, registri e documenti senza che voi esportiate nulla. Chiedete se il software prevede un accesso dedicato allo studio, con permessi separati.

Preventivi e documenti commerciali

Trasformare un preventivo accettato in fattura con un clic sembra poco, ma su decine di documenti al mese è tempo vero.

I costi da guardare (anche quelli non scritti in grande)

Il canone mensile è solo la prima voce. Prima di firmare verificate:

Un esempio di confronto ragionato: un professionista emette 20 fatture al mese e ne riceve 30. Un piano economico con 25 documenti inclusi tra emessi e ricevuti lo costringe a pagare extra ogni mese; un piano un po' più caro con documenti illimitati gli costa meno a fine anno. Fate sempre il conto sui vostri numeri, non su quelli dell'esempio in vetrina.

Checklist in 12 punti

Usatela durante la prova gratuita:

1. L'XML generato è validato prima dell'invio?
2. Il programma segnala gli errori con messaggi comprensibili?
3. Calcola correttamente ritenuta, cassa e bollo nei vostri casi reali?
4. Gestisce split payment e reverse charge con i codici giusti?
5. Genera la nota di credito dalla fattura originale?
6. Mostra le ricevute SDI accanto a ogni documento?
7. Riceve le fatture passive e le collega ai fornitori?
8. Include la conservazione a norma, e a quali condizioni?
9. Produce registri IVA e liquidazione?
10. Il commercialista può accedere con un profilo suo?
11. I dati sono su server nell'Unione Europea, con autenticazione sicura?
12. Si possono esportare tutti gli XML e le anagrafiche in qualunque momento?

Se un programma risponde bene a dieci domande su dodici, e le due mancanti non vi riguardano, siete sulla strada giusta.

Software online o da installare

Oggi la scelta prevalente è il software online, che si usa dal browser, si aggiorna da solo e permette di lavorare insieme al commercialista. Il programma installato ha senso soprattutto se lavorate spesso senza connessione o avete esigenze di integrazione molto specifiche. Pro e contro sono confrontati nella guida sulla fatturazione online.

Errori da evitare nella scelta

• Scegliere solo per prezzo. Un software economico che non gestisce la ritenuta vi costringerà a correzioni manuali per sempre.
• Non provare i casi difficili. Tutti i programmi fanno bene la fattura semplice; provate quella che fate davvero.
• Ignorare la conservazione. Scoprire dopo anni che le fatture non erano conservate a norma è un problema serio in caso di controllo.
• Non coinvolgere il commercialista. Chiedetegli in che formato gli servono i dati prima di decidere.
• Dimenticare di registrare l'indirizzo telematico. Dopo aver scelto, registrate il nuovo codice destinatario nel portale dell'Agenzia, così tutte le fatture passive arriveranno al software anche se un fornitore usa un codice vecchio.

Dove si colloca Fatturando.online

Fatturando.online è un software di fatturazione elettronica online per imprese e commercialisti. Genera fatture, note di credito e preventivi con XML validato sullo schema ufficiale e PDF di cortesia, calcola ritenuta, cassa, split payment e bollo, produce registri IVA, liquidazione, file LIPE e F24, con scadenziario fiscale, contabilità in partita doppia e conservazione a norma tramite conservatore qualificato secondo il piano. L'invio e la ricezione allo SDI tramite intermediario accreditato sono in fase di attivazione. Potete provarlo gratis per 14 giorni e applicare la checklist qui sopra.