Fatturazione online: come funziona e cosa guardare prima di scegliere

Fatturazione online significa creare, inviare e archiviare le fatture da un programma che gira nel browser, senza installare nulla sul computer. I dati stanno su server remoti, ci si accede da qualunque dispositivo e gli aggiornamenti normativi arrivano senza dover fare nulla. In Italia, dove ogni fattura tra soggetti residenti deve passare dal Sistema di Interscambio, è ormai il modo più diffuso di lavorare.

Non tutti i servizi online però si equivalgono. Vediamo cosa deve saper fare un sistema di fatturazione online, dove stanno i limiti e come valutarlo senza farsi guidare solo dal prezzo.

Online o installato: le differenze che contano

Fino a qualche anno fa la fatturazione si faceva con un programma installato sul computer dell'ufficio. Funziona ancora, ma con la fattura elettronica obbligatoria ha perso gran parte dei suoi vantaggi.

Il punto più sottovalutato sono gli aggiornamenti. Le specifiche tecniche della fattura elettronica cambiano: l'ultima versione, la 1.9, è in vigore dal 1° aprile 2025 e ha introdotto, tra l'altro, il tipo documento TD29. Un servizio online si adegua per tutti i clienti nello stesso momento; con un programma installato dipende da voi.

Cosa deve fare un buon sistema di fatturazione online

Generare un XML corretto

È il requisito minimo. Il file deve rispettare lo schema FatturaPA e superare i controlli dello SDI. Un buon sistema controlla prima dell'invio: partita IVA formalmente valida, codice natura presente quando l'IVA è zero, totali coerenti, codice destinatario della lunghezza giusta. Scoprire l'errore prima costa molto meno che ricevere uno scarto e ripetere l'operazione. Le regole di base del flusso sono riassunte nella guida su come funziona la fatturazione elettronica.

Gestire i casi reali, non solo la fattura base

La fattura a 22% con un cliente italiano la sanno fare tutti. Le differenze emergono con:

• ritenuta d'acconto e cassa previdenziale per i professionisti;
• bollo virtuale da 2 euro sulle fatture senza IVA sopra 77,47 euro;
• split payment verso la PA e le società che vi rientrano;
• reverse charge, con il codice natura N6 corretto;
• note di credito collegate alla fattura originale;
• fatture differite con riferimenti ai DDT;
• clienti esteri, con il codice destinatario "XXXXXXX".

Se lavorate in uno di questi ambiti, provate il servizio proprio su quei casi prima di decidere.

Inviare e ricevere tramite SDI

Un sistema di fatturazione online completo trasmette le fatture allo SDI tramite un intermediario accreditato e riceve le fatture passive dei fornitori, mostrando le ricevute (consegna, impossibilità di recapito, scarto) accanto a ogni documento. Verificate che le fatture ricevute arrivino nello stesso posto di quelle emesse: è lì che si risparmia tempo.

Conservare a norma

Archiviare le fatture nel cloud non equivale a conservarle a norma. La conservazione digitale richiede un processo specifico, affidato a un conservatore qualificato, che garantisca integrità e validità legale nel tempo. Chiedete se è inclusa, per quanti anni e con quali limiti di volume. In alternativa c'è il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, a cui bisogna aderire dall'area riservata.

Oltre la fattura: cosa può collegare un sistema online

Il vantaggio vero del lavoro online è che i dati sono già lì, e possono alimentare altri adempimenti senza essere ricopiati.

• Registri IVA e liquidazione. Le fatture emesse e ricevute generano i registri, e da questi il calcolo della liquidazione periodica.
• Scadenze. Versamenti IVA, F24, comunicazioni: uno scadenziario fiscale a regole evita di affidarsi alla memoria.
• Incassi. Sapere quali fatture sono scadute e non pagate, senza fogli di calcolo paralleli.
• Commercialista. Se il vostro consulente accede agli stessi dati, non serve più esportare file a fine trimestre.

Per molte piccole imprese questo è il punto di svolta: non tanto fare la fattura più in fretta, quanto non doverla toccare più di una volta.

Sicurezza dei dati: le domande da fare

Affidare le fatture a un servizio online significa affidargli dati fiscali vostri e dei vostri clienti. Prima di scegliere, chiedete:

• Dove sono i dati? Meglio server nell'Unione Europea, per ragioni di GDPR.
• Chi può accedere? Ci devono essere utenti separati, con permessi diversi, e un registro delle attività.
• Come si entra? Password robuste e, se possibile, autenticazione a due fattori.
• Posso portare via i miei dati? Esportazione degli XML e dei dati anagrafici in formati standard, in qualunque momento. Se il fornitore chiude o cambiate servizio, le fatture devono restare vostre.
• Esiste un contratto chiaro sul trattamento dei dati? Il fornitore tratta dati personali per vostro conto e deve dirlo per iscritto.

Quanto costa la fatturazione online

I modelli più comuni sono il canone mensile o annuale, spesso a scaglioni per numero di documenti, utenti o funzioni. Esistono anche piani gratuiti e gli strumenti dell'Agenzia delle Entrate, che non costano nulla ma fanno solo l'essenziale: ne parliamo nella guida sulla fatturazione elettronica gratuita.

Per valutare il prezzo, fate un conto semplice. Un professionista che emette 15 fatture al mese e ci impiega 10 minuti ciascuna con strumenti manuali, contro 3 minuti con un sistema che precompila e controlla, risparmia circa 105 minuti al mese, quasi 21 ore l'anno. Aggiungete il tempo per registri, scadenze e scambi con il commercialista, e il canone va confrontato con quel tempo, non con zero.

Altri costi da considerare: il numero di fatture passive incluse, lo spazio di conservazione, gli utenti aggiuntivi, le funzioni vendute a parte. Leggete cosa succede se superate i limiti del piano.

Lavorare con il commercialista

Molti studi professionali usano un sistema proprio e chiedono ai clienti di adeguarsi; altri accettano qualunque strumento purché esporti dati utilizzabili. Prima di scegliere, parlatene con il vostro consulente. Le domande utili sono due: come riceverà le fatture (accesso diretto, esportazione, delega al cassetto fiscale) e chi si occupa della conservazione.

Se siete voi lo studio, la logica si rovescia: vi serve un sistema in cui gestire molti clienti, con documenti, scadenze e comunicazioni in un unico posto. È il tema della pagina dedicata ai commercialisti.

Come provare un servizio prima di pagare

Quasi tutti i servizi seri offrono una prova gratuita. Usatela bene:

1. Inserite la vostra anagrafica reale e due o tre clienti veri.
2. Create le fatture che fate più spesso, compresi i casi difficili (ritenuta, bollo, split payment).
3. Controllate l'XML generato e il PDF di cortesia.
4. Provate una nota di credito collegata.
5. Esportate i dati e verificate che siano leggibili.
6. Fate entrare il commercialista e chiedetegli un parere.

Se dopo una settimana il servizio vi ha fatto risparmiare tempo, è un buon segnale.

Fatturando.online è un sistema di fatturazione online italiano pensato per imprese e commercialisti: fatture, note di credito e preventivi con XML validato sullo schema ufficiale, registri IVA, liquidazione, scadenziario fiscale, contabilità e conservazione a norma secondo il piano. La trasmissione allo SDI tramite intermediario accreditato è in fase di attivazione. La prova dura 14 giorni ed è gratuita.