Software per commercialisti: cosa deve fare e come sceglierlo

Un buon software per commercialisti deve coprire il lavoro ricorrente dello studio in un unico posto: fatture e documenti dei clienti, contabilità e registri IVA, liquidazioni e F24, scadenze, deleghe e comunicazioni con i clienti. Il criterio di scelta più utile non è il numero di funzioni, ma quanti passaggi manuali elimina tra il documento del cliente e l'adempimento inviato.

Da dove nasce il problema

In molti studi la giornata è fatta di passaggi ripetuti: il cliente manda le fatture d'acquisto per email o su WhatsApp, qualcuno le scarica dal portale dell'Agenzia, le registra, calcola la liquidazione in un foglio di calcolo, prepara l'F24 in un altro programma, segna la scadenza su un calendario condiviso e telefona al cliente per ricordargli di pagare. Ogni passaggio è un punto in cui un dato si perde o viene ricopiato male.

Il software giusto non aggiunge un altro programma a questa catena: la accorcia. I dati entrano una volta e vengono riutilizzati in tutti gli adempimenti successivi.

Le funzioni che servono davvero

Fatturazione elettronica per lo studio e per i clienti

Lo studio emette le proprie parcelle e spesso gestisce, o almeno controlla, le fatture dei clienti. Serve un sistema che produca XML conforme allo schema FatturaPA, gestisca ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, split payment e bollo, e riceva le fatture passive dei clienti per portarle direttamente in contabilità. L'invio e la ricezione tramite SDI passano da un canale accreditato, proprio o di un intermediario.

Contabilità, registri IVA e liquidazioni

Il cuore dello studio. Le fatture ricevute ed emesse devono alimentare i registri IVA senza reinserimenti, la liquidazione del periodo deve calcolarsi da sola (con l'1% per i trimestrali) e da lì devono nascere il file della LIPE e la delega F24 con i codici giusti. Per i clienti in contabilità ordinaria serve la partita doppia, con piano dei conti, prima nota e bilancio di verifica.

Scadenzario dei clienti

Non un calendario con date scritte a mano, ma uno scadenzario che sa quali adempimenti riguardano ciascun cliente in base al regime, alla periodicità IVA, alla presenza di dipendenti e alla forma giuridica. La guida allo scadenzario fiscale spiega come costruirlo per regole invece che per date.

Gestione documentale e portale clienti

Un archivio per cliente, con cartelle per anno e tipo di documento, ricerca rapida e la possibilità di chiedere documenti al cliente con una richiesta tracciata: cosa serve, entro quando, cosa è arrivato. Un portale in cui il cliente carica i documenti e trova le sue scadenze toglie allo studio buona parte delle email e delle telefonate.

Deleghe e intermediazione

Con la delega unica attiva dall'8 dicembre 2025 e le vecchie deleghe che scadono al più tardi il 28 febbraio 2027, lo studio deve sapere per ogni cliente quali servizi sono delegati e fino a quando. Il software dovrebbe tenere traccia di deleghe, scadenze e documenti firmati, oltre al registro cronologico richiesto agli intermediari.

Conservazione a norma

Fatture e documenti fiscali vanno conservati con un processo a norma per almeno dieci anni. Se la conservazione è integrata nel software, avviene da sola e non diventa un'altra scadenza da ricordare: per le fatture del 2025 il termine è il 31 gennaio 2027. I dettagli sono nella guida alla conservazione sostitutiva delle fatture.

Cloud o installato in studio

La domanda si pone sempre meno, ma vale la pena chiarire le differenze.

Per uno studio piccolo o medio il cloud ha quasi sempre senso: niente server da mantenere, aggiornamenti per le novità fiscali senza interventi, lavoro da remoto senza VPN. Il punto da verificare è la solidità del fornitore, che diventa il custode dei dati dei clienti.

Sicurezza e GDPR

Lo studio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti; il fornitore del software, che li ospita e li elabora, è responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. Questo comporta alcune verifiche concrete prima di firmare:

• un accordo di nomina a responsabile del trattamento (DPA) che descriva cosa fa il fornitore con i dati;
• dati ospitati nell'Unione europea, o garanzie adeguate se escono;
• accessi con autenticazione forte e utenze personali, non condivise;
• ruoli e permessi: il praticante non deve vedere tutto ciò che vede il titolare;
• registro delle attività, per sapere chi ha fatto cosa;
• possibilità di esportare tutti i dati in formati aperti, se un giorno si cambia fornitore.

Quanto costa

I modelli di prezzo più diffusi sono tre: per utente dello studio, per cliente gestito, a moduli. Nessuno è migliore in assoluto; conviene simulare il costo con i propri numeri, oggi e con il 30% di clienti in più. Attenzione alle voci che non compaiono nel prezzo di listino: conservazione, invii allo SDI oltre una soglia, spazio documentale, assistenza, migrazione iniziale.

Un modo semplice per confrontare le offerte è calcolare il costo annuo per cliente gestito e metterlo accanto al tempo risparmiato. Se un software fa risparmiare anche solo dieci minuti al mese per cliente, su cento clienti sono più di 16 ore al mese.

La migrazione: il momento più delicato

Cambiare software in uno studio non si fa di venerdì pomeriggio. Qualche consiglio pratico:

1. Scegli il momento giusto. L'inizio dell'anno, dopo il saldo IVA, o l'estate sono periodi più tranquilli. Evita i mesi delle dichiarazioni.
2. Parti da pochi clienti. Prova il nuovo sistema su un gruppo ristretto, con casi diversi (forfettario, semplificato, srl), prima di spostare tutti.
3. Porta con te anagrafiche e saldi, non necessariamente tutto lo storico: le annualità chiuse possono restare consultabili nel vecchio sistema o in archivio.
4. Verifica la conservazione. I documenti già conservati vanno esportati con i pacchetti e le evidenze, non come file sparsi.
5. Forma le persone. Un software usato a metà produce il doppio del lavoro.

Una checklist per la scelta

Prima di decidere, prova il software su un caso reale e verifica questi punti:

• le fatture ricevute dal cliente arrivano in contabilità senza essere ricopiate?
• la liquidazione IVA si calcola da sola e produce LIPE e F24?
• lo scadenzario si costruisce per regole sul singolo cliente?
• il cliente ha un portale per caricare documenti e vedere le scadenze?
• deleghe, conservazione e documenti sono nello stesso posto?
• puoi esportare tutti i tuoi dati quando vuoi?
• il prezzo è chiaro, anche al crescere dei clienti?

Fatturando.online nasce per rispondere a queste domande: fatturazione con XML validato sullo schema ufficiale, registri IVA, liquidazioni, file LIPE e F24, contabilità in partita doppia, scadenzario a regole, portale clienti, deleghe e conservazione a norma. L'invio e la ricezione allo SDI tramite intermediario accreditato sono in fase di attivazione. Le funzioni pensate per gli studi sono raccolte nella pagina per commercialisti, con una prova gratuita di 14 giorni.